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COURS = Bien utiliser son Mail (Chapitre_3) - VERSION: 1.0 (M.A.J: 26/03/12)
- AUTEUR(s): Bernard GIACOMONI
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sommaire cours

III.FONCTIONNALITES DE BASE: CREER, EMETTRE ET RECEVOIR DES MAILS:

III.1.OBJECTIFS ET PLAN DU CHAPITRE:


Dans sa premire partie, ce chapitre rappelle les fonctionnalits principales offertes par les outils de courrier lectronique et dcrit la structure logique de leurs interfaces. Dans sa deuxime partie, les procdures de base de cration, d'envoi et de rception des mails sont dcrites et analyses en dtail.


III.2.STRUCTURE GENERALE DES INTERFACES HOMME-MACHINE:


3.2.1.LISTE DES FONCTIONNALITES DISPONIBLES:

Les Outils de traitement du courrier lectronique (clients de messagerie ou webmail) supportent en gnral les fonctionnalits de base suivantes:
  • ENVOI DE MAILS:
    • Cration d'un mail (cration du contenu textuel, adressage, demande de compte-rendu, etc.)
    • Attachement de pices jointes un mail.
    • Emission d'un mail.
    • Rponse un mail reu.
    • Transfer d'un mail reu d'autres destinataires.
  • RECEPTION DE MAILS:
    • Rception des mails en attente dans la bote mail du serveur de messagerie.
    • Lecture d'un mail.
    • Lecture d'une pice jointe.
    • Impression d'un mail.
    • Enregistrement d'une pice jointe en local (dtachement d'une pice jointe).
  • GESTION DES MAILS:
    • Cration ou suppression de catgories de mails (exemples de catgories: mails reus, mails mis, mails supprims, mails archivs, brouillons de mails, etc.)
    • Classement des mails en catgories.
    • Sauvegarde d'un mail.
    • Suppression de mails dans une catgorie.


Certains de ces logiciels (en particulier, les clients de messagerie), supportent des fonctionnalits supplmentaires (outils d'agenda et de planning), que nous n'aborderons pas ici.


3.2.2.PRINCIPES DES INTERFACES D'EXPLOITATION:

Les interfaces d'exploitation peuvent sembler premire vue assez diffrents les uns des autres en ce qui concerne l'aspect graphique, mais ils offrent en gnral des fonctionnalits trs semblables. De plus, certains lments graphiques se retrouvent pratiquement l'identique dans la plupart des application, mme si la disposition sur l'cran varie.
La plupart de ces interfaces sont configurables par l'utilisateur. Par consquent, ils permettent d'afficher ou de masquer certains lments. En fonction de la configuration effectue, un mme outil peut donc prsenter des interfaces d'aspect trs diffrents. De ce fait, plutt que de travailler sur des images d'interfaces relles, j'ai prfr baser la plupart de mes explications sur des schemas faisant apparatre les entits de commande et de visualisation les plus courantes. Les exemples concrets d'utilisation ont t choisis soit dans Outlook (Client de messagerie), soit dans Gmail (Webmail), car ceux-ci sont probablement les logiciels les plus utiliss actuellement.
Le schema ci-contre donne une reprsentation plus logique que graphique de l'interface principal d'un outil de gestion des mails. Nous voyons qu'il comprend 4 zones principales, qui ont t diffrencies par la couleur de fond:
  • La zone de couleur jaune permet de slectionner quelle catgorie de mails on veut afficher dans la zone de couleur grise. En effet, ces outils permettent l'utilisateur de classer les mails en diverses catgories (mails reus, mails envoys, mais supprims, etc.).
  • La zone de couleur grise affiche la liste des mails de la catgorie slectionne dans la zone en jaune (ici, c'est la catgorie "bote de rception" qui est slectionne).
  • La zone de couleur bleue permet d'accder aux menus de gestion des mails.
  • La zone de couleur blanche est rserve l'affichage du mail slectionn dans la liste de mails affiche.
Interface d'un outil de gestion des mails

COMMENTAIRES:

  • Dans la zone de couleur jaune figure la liste des catgories de mail existantes. Figurent ici les catgories qui sont toujours prsentes par dfaut:
    • La Bote de rception regroupe les mails reus et non encore classifis dans une autre catgorie. Lorsqu'on lit le contenu de la bote mail du serveur de messagerie, les mails trouvs sont transfrs dans cette catgorie et s'ajoutent aux mails dja prsents.
    • La Bote d'envoi regroupe les mails en cours d'mission (l'mission d'un mail peut durer assez longtemps si son volume ou celui des plces jointes est important).
    • La liste Envoys regroupe les mails mis.
    • La liste Supprims regroupe les mails qui ont t supprims de la bote de rception par l'usager ou par un dispositif de filtrage. Cette catgorie est parfois appele Corbeille.
    • La liste Brouillons regroupe les mails en cours de prparation.
    NOTA: En gnral, ces 5 catgories ne peuvent tre supprimes. En revanche, il est possible d'en crer d'autres (et mme des sous-catgories) qui, elles, pourront tre supprimes par l'utilisateur (par exemple: une catgorie "Professionnel" pour archiver les mails reus dans le cadre de son activit professionnelle).
  • Dans la zone sur fond gris figure la liste des mails de la catgorie slectionnes dans la zone jaune. Ici c'est la Bote de rception qui est slectionne. Chaque mail est matrialis par une ligne comprenant: l'identifiant de l'metteur, son Objet et sa Date de rception.
  • L'identifiant de l'metteur peut tre soit son adresse mail, soit un identifiant que l'utilisateur a associ cette adresse dans le Carnet d'Adresse. Les mails associs des Pices jointes sont habituellement signals par un petit icne en forme de trombone.
  • En gnral, un "clic droit" sur un lment de la liste des mails permet d'accder un petit menu qui permet de grer le mail slectionn (l'ouvrir, rpondre l'expditeur, transfrer le mail vers un autre destinataire, le copier ou le dplacer dans une autre catgorie, le supprimer, imprimer son contenu, ajouter l'expditeur au carnet d'adresse, etc.). Certaines de ces fonctions sont aussi accessibles par le bandeau (fond bleu)
  • Dans la zone laisse en blanc s'affiche le contenu du mail slectionn dans la zone grise (ce mail est slectionn par un "clic gauche" dans la liste). Trs souvent, l'affichage de la liste des mails et celui du contenu d'un mail slectionn sont exclusifs l'un de l'autre (par exemple: dans GMAIL).
REMARQUE:
L'aspect visuel de ce schema ressemble beaucoup celui de l'interface d'Outlook Express. Cependant, si l'on supprime les couleurs de fond et les bordures de zones, on s'aperoit que l'aspect devient trs semblable celui de l'interface de GMAIL (mis part que dans GMAIL, les liens du bandeau suprieur sont reprsents par des icnes graphiques). On retrouve galement de fortes similitudes dans la disposition avec la plupart des webmails et des outils tels que Lotus. Le schema ci-dessus est donc assez reprsentatif de la plupart des logiciels spcialiss, non seulement du point de vue fonctionnel, mais aussi de l'aspact gnral.


III.3.CREER ET EMETTRE DES MAILS:


III.3.1.CREER ET EMETTRE UN NOUVEAU MAIL:

En gnral, on accde aux fonctions de cration d'un mail par un bouton ou un lien situ sur l'interface principal. Le libell de ce lien est de la forme "NOUVEAU MESSAGE". L'activation de cet lment entrane l'ouverture d'une fentre dont voici le schema gnral:

Dans le schema ci-dessous, 4 zones distinctes ont t diffrencies par leur couleur de fond:
  • La zone en fond vert ple est destine aux fonctions d'mission d'un mail et d'attachement d'une pice jointe.
  • La zone verte permet de dfinir quels sont les destinataires du mail, de les diffrencier en fonction du rle qui leur est assign et de cacher ventuellement certains destinataires aux autres. Elle permet aussi de prsenter sommairement ces destinataires l'objet du message.
  • La zone jaune affiche les noms des pices jointes et permet de les supprimer si ncessaire.
  • La zone bleue permet de saisir le texte du message. Des fonctions d'dition sont mises la disposition de l'utilisateur.

Fenetre de creation d'un mail
COMMENTAIRES:
ZONE DE SAISIE DE TEXTE (bleue):
Dans cette zone nous trouvons un champs de saisie de texte et des boutons d'accs des fonctions d'dition (choix du type et de la taille de police de caractre, passage en gras, italique ou soulign, choix de la couleur de texte, etc.).
Il est inutile de faire des mises en page labores ce niveau, car il y a beaucoup de chances que le logiciel du destinataire ne lui prsente pas votre texte tel qu'il apparat sur le vtre (en particulier, en ce qui concerne les retours la lignes). Si vous voulez transmettre un document bien prsent, envoyez-le en pice jointe.

ZONE DE SAISIE DES DESTINATAIRES (verte):
Dans cette zone nous trouvons trois champs de saisie des destinataires et un champ de saisie de l'objet du message. Chacun des champs de saisie des destinataires peut contenir les identifiants de plusieurs destinataires (en gnral, il faut les sparer par des ";"). Un identifiant peut tre soit l'adresse mail du destinataire (ex: harry.potter@youpy.com), soit un nom de contact dfini dans le Carnet d'adresses de l'metteur (ex: le carnet d'adresses peut dfinir un contact HarryPotter, dont l'adresse mail est harry.potter@youpy.com. Dans ce cas, saisir le nom HarryPotter dans un des champs de destinataires a le mme effet que saisir harry.potter@youpy.com). Un nom de contact peut galement dfinir une liste de destinataires (liste de mailing).
Chacun des trois champs d'adressage est allou un type de destinataire bien dtermin:
  • Dans le champ repr par un "A" seront placs les destinataires directement concerns par le message.
  • Dans le champ repr par un "Cc" seront placs les destinataires que l'on dsire mettre en copie du mail (d'o le nom de la liste: Cc veut dire "Copie carbone"). Cela peut tre par exemple un suprieur hirarchique ou un collgue que l'on veut tenir au courant en le faisant savoir aux destinataires de la zone "A". En effet, tous les destinataires pourront voir le contenu des deux premires listes.
  • Dans le champ repr par un "Cci" seront placs les destinataires que l'on dsire mettre en copie du mail, sans que les autres destinataires le sachent (d'o le nom du champ: Cci veut dire "Copie carbone invisible"). Cette catgorie d'adresses peut tre utilise des fins diverses. En particulier, quand vous envoyez un mme message de nombreux destinataires (mailing), elle permet de ne pas dvoiler les adresses mails des destinataires qui dsirent rester anonymes aux autres destinataires.
Enfin, le champ "objet" a plusieurs utilits: prciser le nom du destinataire (si l'adresse mail n'est pas personnelle), dcrire succintement l'objet du mail, etc.
BANDEAU FONCTIONNEL (vert ple):
Ici, cette zone nous permet d'accder deux fonctions ncessaires dans le cadre de l'mission de mails: la fonction d'attachement d'une pice jointe et la fonction de lancement de l'mission:
  • Attachement d'une pice jointe: l'activation de cette commande ouvre une fentre de slection de fichiers qui va permettre l'utilisateur de slectionner dans le systme de fichiers de son poste informatique le ou les fichiers qu'il veut attacher au mail.
  • Lancement de l'mission: cette fonction va dclencher le transfer du mail dans la catgorie des mails en attente d'mission ("Bote d'envoi)". A partir de cet instant, le logiciel enchanera les oprations d'mission (vrification, recherche de virus, puis activation des fonctions de transmission rseau, et envoi d'une requte S.M.T.P d'mission vers le M.T.A. grant votre messagerie. Lorsque l'mission sera termine, le mail sera transfr dans la catgorie "Envoys".


LISTE DES PIECES JOINTES (jaune):
Cette zone affiche les noms des pice jointes au message. En gnral, un "Clic droit" sur une pices jointe permet d'accder un menu de gestion: ouvrir, supprimer, etc. Si vous vous tes tromp de pice jointe, il suffit de la supprimer par ce menu (vous pouvez aussi ouvrir la pice jointe pour vrifier son contenu avant de l'envoyer, ce qui est souvent une bonne prcaution quand il s'agit d'un courrier "officiel").


III.3.2.COMPLEMENTS SUR L'ATTACHEMENT DE PIECES JOINTES:

III.3.2.1.DIFFICULTES LIEES A LA SELECTION DES PIECES JOINTE:

Il est assez frquents que des utilisateurs occasionnels de l'informatique prouvent des difficults pour attacher une pices jointe leur mail et soient obligs de demander de l'aide pour effectuer cette opration. Cette difficult semble mme s'accrotre alors que les interfaces homme-machine des systmes d'exploitation sont sens progresser en ergonomie.

En effet, les systmes d'exploitation modernes proposent des interfaces d'exploitation de plus en plus sophistiqus. L'avantage de cette volution est, bien videmment, d'affranchir les utilisateurs des contraintes techniques et de leur permettre, sans connaissance particulire de la structure et des concepts des systmes d'exploitation, d'effectuer les oprations courantes exiges par un usage non professionnel de l'informatique. L'inconvnient majeur est que ces utilisateurs n'ont plus qu'une connaissance lointaine des entits qu'ils manipulent. Ainsi, de nombreux utilisateurs n'ont pas vraiment connaissance de la structure du systme de fichiers de leur poste de travail. De ce fait, il leur est souvent pratiquement impossible de retrouver un fichier qu'ils veulent attacher un message si celui-ci ne se prsente pas immdiatement eux dans la fentre de slection qu'ils ont ouverte cet effet: en fait, ils ne savent pas vraiment o chercher!

Nous avons vu plus haut que l'action sur la commande d'attachement d'une pice jointe aboutit l'ouverture d'une fentre de slection de fichiers. La forme de ces fentres est trs semblable, quels que soient les outils de mail et les systmes d'exploitation employs. La fentre ci-dessous est celle qui s'ouvre avec Gmail, sur un poste windows, mais les explications donnes peuvent s'adapter la plupart des fentres de slection:

Fenetre de selection d'une piece jointe
COMMENTAIRES:

Le champ "Regarder dans" affiche le rpertoire courant, c'est dire le rpertoire auquel appartiennent les lments affichs dans le grand champ en dessous (ici, ces lments sont les rpertoires Downloads, Fichiers Tlchargs, FMcapture, etc.).

Ici, le rpertoire courant est "Mes documents": dans un systme windows, "Mes documents" est un sous-rpertoire du rpertoire de base de l'utilisateur connect: c'est donc souvent celui qui est point par dfaut lors de l'ouverture de la fentre. Si l'utilisateur respecte bien la structure impose par microsoft, il y a de bonnes chances que le fichier attacher soit dans un des sous-rpertoires (Ma musique, Mes fichiers reus, Mes images...) ou encore dans un sous-rpertoire de ces rpertoires. (par exemple, une photographie d'un voyage en Espagne en 2009 pourrait se trouver dans le sous-rpertoire "Espagne_2009" du sous-rpertoire "Mes images"). Il vous suffira donc de cliquer le sous-rpertoire concern pour l'ouvrir dans la fentre et avoir accs au fichier recherch.

En revanche, si le fichier se trouve ailleurs, parce que vous n'avez pas respect la structure recommande par microsoft (ce qui arrive frquemment quand on gre de nombreux fichiers lis des activits diverses) ou pour toute autre raison, la recherche risque d'tre beaucoup plus complique: elle ncessitera probablement de connatre plus en dtail la structure du systme de fichiers de votre poste et l'emploi de votre fentre de slection, ce qui vous permettra de naviguer dans votre systme de fichier, jusqu'au fichier recherch.


ATTENTION:
Seuls sont affichs les fichiers qui correspondent aux types autoriss dans le champ du bas ("Fichiers de type..."). Si "Tous les fichiers" est slectionn, tous les fichiers apparatrons, mais il est quelquefois plus facile de slectionner le type du fichier recherch de faon avoir moins de rsultats affichs (Par exemple, si vous recherchez un document WORD, vous avez intrt slectionner les fichiers de type "*.doc": les listes affiches seront moins longues).


III.3.2.2.NAVIGATION DANS LE SYSTEME DE FICHIERS SOUS WINDOWS:

Sous windows, les fichiers et rpertoires sont rangs sous forme de plusieurs arborescences correspondant chacune un "lecteur". Un lecteur est une unit de stockage (disque dur, clef USB, CD, etc.) ou une partie d'une unit de stockage (ex: une partition d'un disque dur). L'arborescence de votre "disque systme" (celui qui contient votre systme d'exploitation, en gnral le "disque c:") a la structure suivante (seuls les rpertoires utiles la comprhension sont reprsents):



HDD (C:) (sommet de l'arborescence du lecteur c:)
  • .....
  • .....
  • Documents and Settings
    • Administrateur
    • All users
    • Jean
      • bureau
        • Poste de travail
          • ......
          • HDD (C:)
          • ......
          • Lecteur CD-RW(Q:)
          • ......
        • ......
      • contacts
      • favoris
      • Mes documents
        • Downloads
        • Mes images
        • Mes images
          • Espagne_2009
            • Alhambra_270209_1.jpg
            • Escurial_030309_1.jpg
            • ......
            • ......
        • Mes musiques
        • Mes fichiers textes
        • ...........
        • ...........
      • .......
      • .......
    • Michel
    • ......
    • .....
  • .....
  • .....
COMMENTAIRES:


Le rpertoire "Documents and Settings" contient toutes les donnes relatives aux utilisateurs dclars sur le poste informatique. Les sous-rpertoires de "Documents and Settings" sont les rpertoires de base des utilisateurs. Ici, 4 utilisateurs sont dclars: "Administrateur", "All users", "Jean" et "Michel". Les deux premiers utilisateurs sont dclars par dfaut par le systme d'exploitation.

Nous allons nous intresser l'utilisateur Jean, dont nous avons ouvert le rpertoire de base. Nous voyons que son rpertoire contient plusieurs sous-rpertoires, dont certains ont t crs par le systme d'exploitation et d'autres par jean lui-mme:
  • Le rpertoire bureau est trs important car ce sont les lments contenus dans ce rpertoire qui apparassent sous forme d'icnes sur l'cran de l'utilisateur (le "bureau"). ces lments peuvent tre des fichiers, des rpertoires, des raccourcis, ou encore des icnes spciaux tels que "Poste de travail", grs par le systme d'exploitation.
  • Dans bureau, le sous-rpertoire Poste de travail contient des "raccourcis" qui permettent de pointer sur la racine des diffrents lecteurs. Remarquons que le raccourci "HDD (C:)" renvoie en fait au sommet de l'arborescence du lecteur c:, juste en dessus de "Documents and settings".
  • Le rpertoire "Mes documents" doit normalement contenir les documents appartenant l'utilisateur (ceux qu'il a cr, ceux qu'il a tlcharg, etc.
A l'intrieur du rpertoire "Mes Documents" le systme cre des sous-rpertoires par types de documents (textes, images, sons, fichiers tlchargs, etc...). Un utilisateur peut, par soucis d'ordre, crer des sous-rpertoires (ici, un sous-rpertoire "Espagne_2009" a t cr dans "Mes Images" pour classer les photographie d'un voyage en espagne).

En ouvrant le rpertoire de l'utilisateur "Michel", nous trouverions la mme structure arborescente.

REMARQUE
En cliquant sur l'icne d'attachement d'une pice jointe, vous vous retrouverez probablement quelque part dans l'arborescence de votre utilisateur (en gnral, sur "bureau" ou "mes documents"). Connaissant cette arborescence, il devrait alors vous tre facile de naviguer vers le fichier recherch, grce votre fentre de slection: il devrait vous suffire de cliquer sur un sous-rpertoire pour descendre l'arborescence et de cliquer sur la flche verte pour la remonter. Malheureusement, sous window, la fentre ne vous permettra pas de remonter plus haut que votre rpertoire "bureau". Pour pallier cet inconvnient, l'astuce consiste redescendre de "bureau" "Poste de travail", puis cliquer sur le raccourci "HDD (c:)", qui vous renverra la racine de l'arborescence du lecteur C:.

III.3.2.3.NAVIGATION DANS UN SYSTEME DE FICHIERS SOUS LINUS ET UNIX:

Dans ces cas, les fichiers et rpertoires sont rangs sous la forme d'une arborescence unique dont la racine est symbolise par le caractre "/". Les rpertoires des utilisateurs sont organiss de la manire suivante:


/ (racine)
  • ......
  • ......
  • usr
    • ......
    • people
      • ......
      • Jean
        ...Arborescence des fichiers de Jean....
      • Michel
      • ......
    • ......
  • ......
  • ......

III.3.3.COMPLEMENTS SUR LA TRANSMISSION DE PIECES JOINTES:

Les difficults dans la transmission de pices jointes sont essentiellement des 3 causes :
  • Leur type
  • Leur taille
  • La protection antivirus
DIFFICULTES DUES AU TYPE DES FICHIERS

Certains serveurs de messagerie peuvent tre configurs de manire refuser la transmission de certains types de fichiers. Pour dterminer le type d'un fichier, les serveurs utilisent l'extension qui suit le nom de ce fichier: par exemple, le fichier "document.pdf" est rput tre de type ".pdf" ("Portable Document File" d'ADOBE, lisible par Acrobat Reader), le fichier "document.doc" est priori un fichier de type ".doc" , produit par Microsoft Office Word.

En particulier, les fichiers de type ".exe", ".bat", ".com" (fichiers excutables) ou bien ".zip" ou ".rar" (fichiers compresss), ou encore les fichiers sans extension sont souvent refuss par les serveurs pour des raisons de scurit (leur ouverture sans prcaution peut tre dangereuse pour le destinataire). Le problme est qu'il est difficile de dterminer quels types de fichiers seront refuss par un serveur dtermin avant d'avoir tent un envoi (en gnral, lorsqu'un fichier est refus pour son type, l'metteur reoit un message de compte-rendu de type "illgal attachment").

Pour pallier cette difficult, la solution consiste (si vous avez un doute) changer l'extension du fichier en une extension accepte par le serveur(en gnral, l'extension ".txt" est toujours accepte). Il faut, bien sr, prvenir votre correspondant pour qu'il rtablisse la bonne extension la rception (vous pouvez le faire dans le corps du mail). Par exemple, je change l'extension du fichier "programme.exe" (refus par le serveur) en "programme.txt" avant de l'expdier et je place dans le corps du mail la phrase: "changer l'extension .txt en .exe". A la rception du mail, le destinataire dtachera "programme.txt" et changera l'extension ".txt" en ".exe" (programme.exe)... ses risques et prils, bien sr.

DIFFICULTES DUES A LA TAILLE

Pour viter l'engorgement du rseau, de nombreux fournisseurs d'accs limitent la taille des fichiers pouvant tre transmis "d'un seul tenant" par leurs clients. Or, par dfinition, une pice jointe est souvent un bloc de donnes volumineux (une photographie, une video, un document texte labor non traits pour la transmission dpassent souvent le mga-octet, qui est souvent la limite admise par les F.A.I.). Pour pallier cette difficult, trois solutions peuvent tre employes (sparment ou conjointement):
  • Diminuer le volume des fichiers en utilisant un logiciel de compression (zip, rar, etc.). Cette solution peut tre trs efficace dans le cas des textes bruts. Elle l'est beaucoup moins lorsqu'il s'agit de fichiers textes labors, d'images ou de vidos (ces documents tant dja dans des formats compresss).
  • Dans le cas des images, il est possible de diminuer leur volume:
    • En rduisant leur TAILLE exprimes en pixels (par exemple, rduire une image de dimension 800*800 400*400 rduit son volume de 75%).
    • En rduisant leur RESOLUTION. Par exemple en passant d'une dfinition de 300 dpi ( Dots Per Inch soit: pixels par pouce) en 75 dpi.
    • Si l'image est en "couleurs vraies" (mode RGB), il est possible de rduire son volume en passant en mode de reprsentation "Couleurs indexes", puis en jouant sur la taille de la palette de couleurs.
    Utiliser pour ces actions un logiciel tel que Photoshop, Gimp, Photofiltre, etc. Il faut tre conscient que ces manipulations dgradent la qualit des images.
  • En Scindant les gros fichiers en plusieurs parties de taille rduite. Certains logiciels de mail offrent cette possibilit. Dans le cas de Outlook express, la fentre d'activation de cette option est atteinte par la succession d'options suivantes:
    "Outils->Comptes->Courrier->Slection compte messagerie concern->Proprits->Avanc->Scinder les messages suprieurs "
    Saisir la taille maximale que l'on veut autorise (ex: 1 Mo) et valider, puis redmarrer Outlook.
    ATTENTION: votre destinataire doit tre configur en consquence, sinon votre fichier ne sera pas rassembl l'arrive.
DIFFICULTES DUES A LA PROTECTION ANTIVIRUS

Certains antivirus peuvent tre paramtrs pour rechercher les virus dans les mails sortants. Ceci est en gnral inutile, car votre mail et ses pices jointes seront probablement vrifis au moins par l'antivirus des destinataires. Or, la recherche de virus sur des pices jointes volumineuses peut durer assez longtemps (voire plusieurs minutes): l'mission de votre mail sera donc bloque pendant cette dure. Pour pallier cette difficult, il est possible de desactiver l'option "analyse des mails sortants" sur votre antivirus: cela n'empchera pas vos mails entrants d'tre analyss aprs rception.


III.4.RECEVOIR DES MAILS:


III.4.1.RECUPERER LES MAILS EN ATTENTE:

Gnralement, l'ouverture de votre logiciel de messagerie, une requte POP ou IMAP est envoye votre M.T.A. pour demander votre bote de messagerie la transmission des mails en attente. Si beaucoup de mails sont en attente ou si des pices jointes volumineuses sont attache, la transmission des mails et l'affichage de leur liste dans la fentre de votre outil de messagerie peut prendre un temps consquent. De ce fait, aprs cette transmission initiale, la liste des mails n'est pas rafrachie automatiquement lorsque de nouveaux mails arrivent dans votre bote mail: il faudra donc effectuer de temps en temps des rafrachissements manuels pour voir apparatre les mails arrivs pendant la dure de votre connexion. Le rafrachissement manuel s'effectue en gnral en activant une option "Mise jour" dans un menu "Affichage".


Chaque occurence constituant la liste des mails est reprsente par un texte comprenant:
  • l'identifiant de l'metteur (nom de contact si l'metteur est identifi dans le "carnet d'adresses" ou adresse mail dans le cas contraire).
  • Le libell de l'objet.
  • La date et l'heure de rception
La prsence de pices jointes attache est souvent marque par la prsence d'un petit dessin reprsentant un trombone.
Une fois affiche la liste des mails, il suffit la plupart du temps de cliquer "clic gauche" sur la ligne correspondant l'un d'eux pour afficher le contenu du mail ou bien de cliquer "clic droit" pour afficher un menu qui permet de le manipuler. Ce menu donne accs aux commandes suivantes:
  • Ouvrir le mail (Afficher son contenu dans une nouvelle fentre).
  • Rpondre l'expditeur.
  • Transfrer le mail vers un autre destinataire.
  • Copier ou dplacer le mail dans un autre rpertoire (exemple: changer de catgorie).
  • Supprimer le mail.
  • Imprimer le mail.
  • Rcuprer l'adresse de l'expditeur et l'ajouter au carnet d'adresse.
  • Etc.
En gnral, ces commandes sont reprises dans le bandeau suprieur de l'interface. L'aspect gnral est le suivant:



Interface de reception d'un mail


III.4.2.DETACHER ET EXPLOITER UNE PIECE JOINTE:

III.4.2.1.DETACHER UNE PIECE JOINTE D'UN MAIL:

Dans la presque-totalit des logiciels de traitement du courrier lectronique, la prsence de pices jointes attaches un message est signale par un petit dessin en forme de "trombone papier", plac sur la ligne correspondant au mail concern dans la liste des mails reus (dans le schema n 3.4.1_1, les deux derniers mails de la liste possdent des pices jointes attaches).

Nous avons vu prcdemment que lorsque l'on slectionne un message de la liste des mails en attente, le contenu de ce message est affich dans une zone de l'outil de gestion du mail, ainsi que des donnes complmentaires telles que les adresses de l'metteur et du destinaire et l'objet du message. La prsence de pices jointes y est galement signales sous diverses formes. On peut ainsi voir apparatre soit de nouveau un lien matrialis par le symbole "trombone" (Outlook,...), soit des liens de tlchargement accompagns des noms des pices jointes (Gmail,...).

Dans le premier cas, le menu de tlchargement va vous permettre de parcourir l'arborescence des fichiers afin de choisir le rpertoire dans lequel vous dsirez enregistrer cette pice jointe. Vous pourrez galement changer son nom, si vous l'estimez utile.

Dans le deuxime cas, l'activation du lien provoque directement le tlchargement de la pice jointe dans un rpertoire choisi par dfaut. En gnral, sous windows, il s'agit soit de votre rpertoire "bureau" (auquel cas, votre pice jointe sera visible dans votre bureau aprs tlchargement), soit de votre sous-rpertoire "Mes documents/Downloads". Vous avez donc intrt crer sur votre bureau un raccourci vers "Downloads" (s'il n'existe dja)

III.4.2.2.OUVRIR UNE PIECE JOINTE:

PROTECTION CONTRE LES LOGICIELS MALVEILLANTS:

Si votre poste de travail est protg par un antivirus efficace, tous les mails entrants, ainsi que leurs pices jointes sont vrifis leur arrive. Vous avez donc, priori, peu de chances d'infecter votre poste de travail par un virus en ouvrant un mail. Cependant, il convient se mfier des pices jointes portant les extensions ".exe", ".com" ou ".bat": ces extensions correspondent des "fichiers excutables", c'est dire des "programmes" dont l'ouverture peut entraner l'excution dans votre poste de travail. De tels "programmes" auront accs l'ensemble de votre systmes informatique et, s'ils sont conus dans un but malveillant, pourront y faire des dgats considrables. Il est donc impratif, avant d'ouvrir des pices jointes de ce type, de s'assurer que vous avez bien identifi leur expditeur et que vous savez quoi elles servent.


REMARQUES:
  • D'une manire gnrale, il ne faut jamais ouvrir une pice jointe sans s'tre assur que l'on sait quel type de fichier on a affaire et que l'expditeur est digne de confiance.
  • Il est toujours prfrable de ne manipuler une pice jointe qu'aprs l'avoir dtache (c'est dire aprs l'avoir tlcharge dans son propre poste de travail). En effet, c'est souvent le tlchargement qui dclenche l'analyse du fichier par votre propre antivirus: de ce fait, ouvrir une pice jointe avant de l'avoir tlcharge (ce que permettent certains logiciels) est potentiellement dangereux.


CONDITIONS A REMPLIR POUR POUVOIR OUVRIR UNE PIECE JOINTE:

Lorsqu'il s'applique un fichier, le terme "OUVRIR" peut recouvrir des ralits trs diverses:
  • Appliqu des fichiers dits "excutables", qui renferment des applications informatiques (extensions ".exe", ".com", ".bat"), l'ouverture se traduira par le lancement de l'excution de ces logiciels (nous avons vu plus haut les prcautions respecter).
  • Appliqu des fichiers qui renferment des donnes (textes, tableaux de donnes, images, videos, plannings, etc.), l'ouverture se traduira par l'affichage de ces donnes.
Dans le deuxime cas (fichiers de donnes), l'affichage ne pourra tre ralis que si le poste destinataire est quip d'un logiciel capable de raliser cet affichage. Il est donc important, avant d'expdier une pice jointe, de vous assurer que vos destinataires pourront l'ouvrir, c'est dire qu'ils sont quips de logiciels adquats. Ceci est souvent difficile vrifier. De ce fait, il est recommand d'viter d'envoyer des pices jointes cres dans des formats peu usits ou avec des versions de logiciels trs rcentes : il y a peu de chance que vos destinataires puisse les exploiter, surtout s'ils ne sont pas spcialistes (de plus, cela risque de les nerver un peu!). La solution est souvent de convertir le document, avant expdition, dans un format plus usit et/ou avec une version de logiciel plus ancienne. Nous allons voir plus loin comment faire.

Les documents les plus changs en pices jointes sont les images, les videos, les textes, les tableaux de donnes et les diaporamas. Nous allons passer rapidement en revue ces diffrents types de fichiers:
  • En ce qui concerne les images, la plupart des postes informatiques sont quips en natif de logiciels capables d'afficher les formats les plus courants (jpg ou jpeg, png, gif, pif), qui sont devenus des standards. Vous n'aurez donc aucun problme si vous utilisez ces formats. Si vous dsirez expdier une photographie de format "exotique" (exemple: raw), convertissez-la avant de l'envoyer dans un des quatre formats ci-dessus (Utilisez pour cela un logiciel tel que Photoshop, The gimp, Photofiltre, ou bien le logiciel "propritaire" livr avec votre appareil photo).
  • En ce qui concerne les videos, les postes quips du systme d'exploitation window sont quips en natif pour lire les formats "window-media" (extension ".wmv"): vous pourrez donc changer facilement des videos dans ce format entre systmes microsoft windows. En revanche, le format le plus usit est probablement "Flash-player" (extension ".flv", trs utilis sur internet), pour lequel les postes ne sont pas forcment quips. Heureusement, plusieurs outils gratuits permettant de lire les fichiers flash player sont disponibles sur le web. Il existe de nombreux autres formats de conteneurs video (".avi", ".mpeg", etc.). Cependant, tous les postes informatiques n'tant pas quips pour les recevoir, la solution est de les convertir en flash avant de les diffuser sur internet (de nombreux outils gratuits sont disponibles).
  • En ce qui concerne les textes, les tableaux de donnes et les diaporamas, la suite "Office" de Microsoft est trs utilise dans le milieu professionnel. En revanche, du fait de son prix, peu de particuliers en sont quips. D'autre part, elle n'quipe que les postes dont le systme d'exploitation est Microsoft Window. La suite "Libre Office", elle, est gratuite et disponible galement sur les systmes Unix et Linux, mais les professionnels s'en mfient souvent.
    • La meilleure solution, en ce qui concerne les textes, est d'utiliser le format ".pdf" (Portable Document Format) d'ADOBE. En effet, l'outil d'affichage Adobe Reader tant disponible gratuitement, la presque totalit des postes informatique en sont quips. En revanche, l'outil de cration est payant, mais les suites Microsoft Office et Open office permettent toutes deux la conversion des documents crs dans leurs formats textes respectifs (".doc" et ".odt") en ".pdf".
    • En ce qui concerne les tableaux de donnes et les diaporamas, notons que la suite Libre office permet d'ouvrir les documents produits sous Microsoft Office. Tout poste quip de Libre Office pourra donc ouvrir la plupart des documents existants. Notons aussi que Microsoft distribue gratuitement des logiciels de lecture des documents Office (documents Word, PowerPoint et Excell). Ce sont les logiciels "Excel Viewer", "Word Viewer" et "PowerPoint Viewer".
CHOIX D'UN LOGICIEL POUR OUVRIR UNE PIECE JOINTE:

Si la pice jointe que vous avez reue est un fichier dont le type est connu de votre poste de travail, celui-ci pourra choisir lui-mme un logiciel capable de l'ouvrir. Dans ce cas, il vous suffira de cliquer (clic gauche) sur votre pice jointe avant ou aprs l'avoir dtache (nous avons vu qu'il est prfrable de le faire aprs).

En revanche, si la pice jointe que vous avez reue est un fichier dont le type (l'extension) n'est pas connu de votre poste de travail, celui-ci ne sera pas capable de l'ouvrir. Dans ce cas, lorsque vous essaierez d'ouvrir le fichier, votre systme d'exploitation vous demandera de choisir le logiciel qu'il faut utiliser. Pour vous aider dans votre choix, il vous prsentera une liste des logiciels installs sur votre poste de travail. Dans certains cas, ll pourra aussi vous proposer de rechercher le logiciel sur internet.

Si vous connaissez l'extension du fichier dtach, il vous suffira de slectionner dans la liste un logiciel susceptible de convenir. Par exemple, s'il s'agit d'une extension correspondant une image, slectionner un logiciel d'affichage d'images, (sous windows, slectionnez dans ce cas "Aperu des images et tlcopies window" ou "Paint"). Si ce logiciel ne convient pas, vous pourrez faire d'autres essais. Si vous ne trouvez pas dans la liste, vous pourrez essayer une recherche sur internet. Si, aprs recherche (internet, etc.), vous n'arrivez pas identifier l'extension de la pice jointe, le plus raisonnable est de ne pas l'ouvrir.

EXEMPLE SUR UN POSTE WINDOW AVEC OUTLOOK:

Vous venez de recevoir une pice jointe de nom: "piecejointe.xyz". Vous ne connaissez pas l'extension ".xyz", mais vous avez confiance en son expditeur et celui-ci vous indique (dans le corps du mail, par exemple) qu'il s'agit d'une image. Vous dtachez donc la pice jointe, puis (dans le rpertoire "Mes documents" probablement) vous faites un double clic gauche dessus. Le document ne s'ouvre pas, mais vous obtenez la fentre suivante:


Choix du logiciel d'ouverture d'une pice jointe (1)



Deux options vous sont proposes:
  • La premire est d'utiliser le service web pour trouver le programme appropri. Si vous validez cette option, votre navigateur s'ouvrira sur un site de microsoft qui vous aidera trouver le produit appropri.
  • La seconde est de slectionner le programme utiliser dans la liste des programmes disponibles sur votre poste.


Si vous slectionnez la deuxime option (cocher, puis OK), une nouvelle fentre s'ouvrira:


Choix du logiciel d'ouverture d'une pice jointe (2)



Il vous suffira alors de slectionner dans la liste un logiciel susceptible d'ouvrir votre fichier. Nous avons dit que le fichier "piecejointe.xyz" tait une photographie: il faudra donc slectionner un logiciel d'affichage d'images, tel que "Paint" ou "Aperu des images et tlcopies Window". Si vous cochez la case "Toujours utiliser ce programme pour ouvrir ce type de fichier", les extensions ".xyz" seront toujours ouvertes avec le programme choisi. Si vous ne le dsirez pas, dcochez cette option avant de valider la fentre.


Si le logiciel choisi convient, le fichier s'ouvrira. S'il ne convient pas, vous aurez un message d'erreur du type "Ce programme n'a pas pu ouvrir la pice jointe...". Vous pourrez alors faire d'autres essais ou lancer une recherche sur internet.



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